Главная » 10 простых вопросов о конференц-залах

10 простых вопросов о конференц-залах

Не так давно мы написали текст “10 “глупых” вопросов о видеостенах”, после чего почувствовали некоторую неловкость: а не обидели ли мы кого-либо столь “фривольным” названием? Очень надеемся, что нет. Но чтобы впредь не ставить себя в подобное положение, мы больше не будем давать нашим экспертным статьям столь неоднозначные заголовки. А интересных текстов в ближайшем будущем у нас планируется немало.

Сегодня мы бы хотели поговорить о переговорных комнатах в формате конференц-зала: это больше, чем небольшая переговорная комната, но гораздо меньше, чем большой концертный зал.

1.Что такое конференц-зал и для каких мероприятий его можно использовать?

Конференц-зал - это специально оборудованное помещение для проведения различных корпоративных мероприятий: переговоров, конференций, тренингов, семинаров, торжественных событий.

Конференц-залы обычно используются для:

  • проведения классического (голосового) совещания, заседания, с последующим обменом мнениями;
  • проведения заседания, совещания с просмотром видеоматериалов;
  • выступления докладчика с демонстрацией презентации и видеороликов;
  • проведения в конференц-зале заседания с регистрацией и электронным голосованием;
  • проведения мероприятий с использованием удаленных аудиоконференций и видеоконференций (ВКС).

2.Что такое многофункциональные конференц-залы?

Как правило, так называются залы, когда сложно выявить одну из преобладающих задач, которые выполняет оборудование этого конференц-зала. Такие конференц-залы могут использоваться и для проведения обычных голосовых совещаний, и для прослушивания докладчика с одновременным просмотром видеоматериалов, и для организации видеоконференций и даже для просмотра фильмов, как в обычном кинотеатре.

Конференц-зал в здании администрации СЭЗ “Могилев”
как пример многофункционального конференц-зала

3.Каково оптимальное количество мест в конференц-зале?

Не существует какой-либо универсальной цифры. Все зависит от размера помещения, финансовых возможностей заказчика, а также функционала, который будет выполнять будущий конференц-зал.
Основываясь на нашем многолетнем опыте разработки инженерных решений и интеграции, скажем так: стоимость оснащения конференц-зала зависит не только и не столько от его размера, сколько от уровня его универсальности и автоматизации: чем шире функциональность зала, тем большее количество оборудования там установлено, а соответственно и сумма затрат выше.

4.Какие существуют схемы расположения аудитории в конференц-зале?

Вариантов размещения участников и зрителей в конференц-залах существует немало, однако все они являются частными случаями пяти основных вариантов: Т-образного размещения, круглого стола, стола переговоров, школьного класса и театра.
Рассмотрим каждый из них.

Т-образное размещение

Руководитель (ведущий мероприятия) находится во главе стола и возглавляет мозговой штурм, поочередно слушает отчеты подчиненных или говорит сам.

Круглый стол

Наиболее подходящий вариант для проведения переговоров “на равных”. В этом варианте размещения акцент делается именно на дискуссионной составляющей, т.к. все участники могут постоянно находиться в фокусе внимания друг друга. Стол не обязательно должен быть круглым, он может быть составным - в форме квадрата или прямоугольника.

Стол переговоров

Этот способ размещения во многом схож с Т-образным размещением, но, тем не менее, имеет ряд особенностей, которые позволяют выделить его в отдельный тип организации конференц-зала.
Данный вариант отлично зарекомендовал себя в переговорных комнатах крупнейших компаний со всего мира. Он сочетает в себе удобство общения между участниками и работу с наглядными материалами: длинный вытянутый стол позволяет разместить видеопанели по обе стороны стола или даже закрепить их на потолке, разделив переговорное пространство надвое.

Школьный класс

Такое расположение подходит в случаях, когда необходима подача материала одним или несколькими ведущими для средней по количеству группы слушателей - например, при проведении обучающих занятий, брифингов, лекций, тренингов или пресс-конференций.

Театр (или формат классической конференции)

Если во время выступления предполагается большое число слушателей, то такой способ размещения будет наиболее уместным: ведь благодаря отсутствию столов и другой мебели высвобождается дополнительное пространство, а стулья участников располагаются друг за другом рядами, что позволяет всем видеть и слышать выступающих.

5.Какие системы должны быть обязательно в конференц-зале?

Переговорная комната становится конференц-залом, если в ней установлены:

  • система отображения информации;
  • звуковая система;

Если хотя бы одной из этих систем нет, то это не конференц-зал, а уже снова просто переговорная комната.

       Все чаще к вышеперечисленным системам добавляется и система управления оборудованием зала.

6.Что такое система отображения конференц-зала?

Это аппаратура для отображения визуальной информации. Ее выбор зависит от двух факторов: бюджета и конфигурации помещения. Довольно часто выбор делается в пользу “джентльменского набора” - проектора с экраном. Для конференц-залов необходим проектор мощнее, чем для небольших переговорных. Нередко, когда конференц-зал довольно большой, для облегчения работы с визуальной информацией устанавливается несколько экранов. Часто дополнительные экраны не дублируют информацию, а отображают полезные справочные материалы. Это могут быть или панели с подвижными стойками, или экраны с закрепленными под потолком проекторами.

7.Что такое звуковая система конференц-зала?

Для комфортного и качественного проведения мероприятий в конференц-зале его участникам необходимо хорошо не только видеть материал, но и четко слышать доклады и дополнительные звуковые материалы, если таковые имеются.
Главное требование к звуковой системе любого конференц-зала - воспроизведение информации таким образом, чтобы ее было одинаково разборчиво и ясно слышно в любой точке зала. Конференц-системы с различными дополнительными функциями (такими, как функция регистрации участников, функция голосования или возможность синхронного перевода) значительно увеличивают возможности мероприятий.

8.Что такое система управления конференц-залом?

Понятно, что в ходе проведения мероприятия не должно возникать никаких заминок и технических накладок. Для этого необходима продуманная система управления и коммутации.
В конференц-залах обычно предусматривается место оператора, на котором размещаются компьютеры (ноутбуки) и другие устройства, пульт управления звуком, пульт для управления видеосигналом и другое оборудование. Правильно спроектированная система позволяет оператору оперативно переключать и контролировать все источники сигнала в ходе проведения мероприятия.
Сложность и стоимость системы управления зависит от сложности используемых в помещении систем, степени их интеграции. Бюджетный вариант оснащения, обслуживающий минимальные потребности, не требует сложных систем управления, в то время как в сложных проектах существенная часть стоимости приходится на устройства управления, а операторское место может быть рассчитано уже на целую команду операторов.
Также следует помнить о том, что дизайн интерфейса системы управления - один из ее ключевых компонентов. Он должен быть тщательно проработанным и понятным, учитывающим «человеческий фактор» и, по возможности, позволяющим даже неопытным сотрудникам, в случае возникновения необходимости, управлять аппаратурой зала.

9.Какое оборудование обычно устанавливается в конференц-зале?

Интерактивный дисплей - это инструмент для работы, обучения и развлечений. Продукт ориентирован на использование как в корпоративном секторе, так и в сфере образования. Устройства отличаются универсальностью, простотой и удобством в использовании, совместимы с современными аппаратными и программными решениями – компьютерами, операционными системами и прикладными приложениями.
Проекторы. Применяются в учебном процессе, презентациях, демонстрации визуальных материалов на конференциях, в работе диспетчерских пультов, центров управления различными объектами военного и гражданского назначения, для создания разнообразных тренажеров, в шоу-бизнесе и в рекламном деле, для создания домашних кинотеатров.
Экраны для проектора - это компонент, необходимый для качественного отображения проецируемой информации. Совокупность свойств и настроек пары экран + проектор обеспечивает наилучшее качество изображения.
Дисплеи - предназначены для самостоятельного использования в местах общественного пользования или организации видеостен для демонстрации рекламного и информационного контента. Главное отличие профессиональных дисплеев от обычных - это более высокие технические и эксплуатационные характеристики. Профессиональные дисплеи рассчитаны на срок службы, в разы превышающий срок службы бытовых дисплеев.
Интерактивная доска - устройство, использующееся как часть системы, в которую также входят компьютер и проектор. Изображение с компьютера, при помощи проектора, отображается на интерактивную доску. В этом случае доска выступает как экран.
Видеоконференцсвязь (ВКС) - решение для организации обмена видеопотоками с целью передачи информации. Дистанционно решает задачи, связанные с управлением, образованием, бизнесом, контролем процессов. Самую главную задачу - проведение переговоров - можно использовать во всех отраслях “народного хозяйства”.
Видеостена - система видеоотображающих устройств (проекционные видеокубы, плазменные или ЖК-дисплеи), которые объединены между собой и формируют единый экран, позволяющий воспроизводить в многооконном режиме большие объемы информации из разных источников. Кронштейны, стойки, держатели - незаменимые элементы при создании аудиовизуальных систем. С их помощью выполняется крепление разнообразной техники на горизонтальных и вертикальных поверхностях. Серверы, компьютеры, моноблоки ноутбуки - используются в качестве источников сигнала, для обработки и хранения используемой информации.
Конференц-система (конгресс-система, дискуссионная система) - комплект аудиооборудования, состоящий из центрального блока и дискуссионных пультов (микрофонов), обеспечивающий определенный набор функциональности для проведения конференций и заседаний.

10.Что нужно учесть при проектировании конференц-зала?

Обстановку конференц-зала мебелью и оснащение техникой лучше заблаговременно, тщательно и точно спланировать, а проект постройки конференц-зала следует разделить на этапы, в рамках которых будут производиться те или иные работы. Все это избавит Вас от таких неприятностей, как укладка забытых кабельных трасс поверх ламината или линолеума (например в коробе) или штробления при уже законченной финишной отделке и других, нередко, забавных, проблем монтажа.

Укладка кабельных трасс

После утверждения перечня оборудования и схемы его монтажа следует ознакомиться со спецификациями на используемые интерфейсы. Это даст понимание, какой длины кабели можно использовать и как их правильно разместить. Одни интерфейсы могут работать через специальные удлинители, а другие - только по специальным кабелям. Исходя из этого, можно оптимально распределить и подготовить строительными работами места под укладку кабелей. Скрытые коммутации - это один из основных показателей качества интеграции оборудования. Отличным примером правильной интеграции AV-оборудования, по нашему мнению, является проект оснащения конференц-зала звуковым и светоотражающим оборудованием в Республиканском институте китаеведения имени Конфуция.

Камеры и видео

Когда появится понимание, где именно в помещении будет располагаться мебель (и, значит, аудитория конференц-зала) - одновременно с этим станет ясно, где будет нужно расставить камеры и сколько их нужно, чтобы получить лучшее изображение. В больших конференц-залах, как правило, одна камера снимает общий план, а остальные - крупные планы выступающих делегатов. Если проявить немного фантазии и изобретательности, достаточно будет и одной PTZ-камеры. Самое главное при выборе места установки - проверять все возможные положения камеры и убедиться в отсутствии предметов, закрывающих обзор, а также источников света, которые могут засветить кадр, и прочих помех.
Что касается размещения телевизоров, видеостен или интерактивных панелей, тут все гораздо проще: участникам конференции должно быть удобно читать информацию с дисплея. В случае, если одного дисплея недостаточно из-за формы помещения или его габаритов, устанавливаются дублирующие дисплеи или видеостены большей диагонали. При монтаже не стоит забывать, что даже тонкие современные дисплеи имеют немалый вес, поэтому следует продумать о надежных способах их крепления.

Акустические “нюансы”

Звук в конференциях является основным носителем информации, и следует обязательно обеспечить его точную и чистую передачу.
В любом помещении присутствуют шумы: шелест бумаг, гул кондиционера и т.д. Они привычны и незаметны для человека, однако обычная акустическая аппаратура усиливает их наравне с голосом и даже громче. Кроме этого, существует множество различных акустических явлений, от которых следует избавиться - обратная связь (когда звук из колонок снова захватывается микрофоном), эффект эхо, разное расстояние между выступающим и микрофоном. Все эти проблемы можно устранить, применив специальную аппаратуру. Разрабатываемые для конференций устройства имеют механизмы подавления всех возможных помех:

  • Эффект эхо;
  • Шумы;
  • Обратная акустическая связь;
  • Слабая слышимость.

На заднем плане можно увидеть кабины для синхронного перевода

А вот так кабина выглядит вблизи

При оснащении конференц-залов большого размера мы рекомендуем в начале провести акустический расчет помещения.

Специалисты компании МедиаСтройИмидж будут рады оборудовать конференц-зал в Вашей организации, учитывая особенности помещения и специфику деятельности предприятия.

Наши телефоны +375 (17) 236-13-43 и +375 (29) 303-30-65, также с нами можно связаться по электронной почте zakaz@msipro.by