Мы живем в удивительное время: ежедневно тысячи людей переходят на режим удаленной работы. Для собственников бизнеса сейчас как никогда важно организовать эффективную коммуникацию с большим количеством сотрудников “на удаленке”, а также дать им возможность общаться по рабочим вопросам между собой.
Мы проанализировали основные ошибки, наиболее часто возникающие в ходе общения по видеоконференцсвязи, и написали ряд простых правил по ВКС-этикету, которыми с удовольствием делимся.
- Тестируйте систему до начала сеанса.
Перед началом сеанса ВКС необходимо предварительно протестировать Вашу систему видеосвязи и проверить рабочие материалы (если они есть) — все ли работает, как нужно. - Будьте пунктуальны.
Всегда подключайтесь к конференции за несколько минут до ее начала. В указанное в приглашении время Вы должны уже быть готовы к общению, а не начинать подключаться, вынуждая других ждать Вас. - Ограничьте количество участников.
Чем больше группа — тем сложнее эту группу модерировать. Ваших коллег, присутствие которых обязательно, в идеале должно быть не больше десяти. Всем остальным по окончанию мероприятия будет лучше отправить краткое резюме или запись трансляции. - Ограничьте время сеанса.
Чем дольше длится сеанс связи, тем труднее удерживать внимание участников. Время эффективного обсуждения обычно не превышает 30 минут — затем люди начинают уставать и эффективность работы снижается. Сфокусируйтесь на предмете обсуждения и пресекайте разговоры, которые не относятся к нему. - Рассылайте важную информацию заранее.
Вместе с приглашением к сеансу ВКС уместно отправить участникам план дискуссии и материалы для подготовки, при их наличии, например, документы или вопросы, которые будут обсуждаться. Таким образом участники заранее подготовятся к сеансу связи и встреча пройдет еще эффективнее. - Строго придерживайтесь плана проведения ВКС, как по времени, так и по тематике.
Следите за продолжительностью и старайтесь ограничиваться получасом. Если у Вас накопилось слишком много вопросов, то будет лучше разбить их на блоки и запланировать несколько отдельных звонков — прямых (личных) или групповых. - Назначьте ведущего.
У каждого сеанса ВКС должен быть ведущий, ответственный за соблюдение запланированного графика и регламента. Назначьте кого-нибудь из Ваших коллег на роль модератора — этот человек сможет объявлять очередную тему дискуссии, следить за тем, чтобы все имели возможность высказаться и делали это по очереди, а потом соберет материалы и подготовит отчет.Либо сами станьте этим человеком: как говорится, если хочешь, чтобы было сделано хорошо — сделай это сам.В начале сеанса ВКС модератору (ведущему) следует сообщить о начале сеанса, поприветствовать участников, огласить тему обсуждения и коротко обосновать ее выбор.
Далее все участники конференции могут представиться. Если мы говорим о сеансе ВКС в небольшом коллективе, где все между собой уже давно знакомы — то каждому участнику можно просто обозначить себя, чтобы убедиться, что все участники слышат и видят друг друга хорошо. - Отключайте микрофон, когда не говорите, чтобы другие участники не отвлекались на посторонний шум. Лишние включенные микрофоны ухудшают качество работы алгоритмов обработки звука в ВКС-системе, вплоть до пропадания голоса основного спикера.
- Следите за собой и своими действиями.
Ваши замечания, комментарии, реплики «про себя», жесты будут переданы “в эфир”: собеседники увидят и услышат все. - Минимизируйте лишние движения.<style=»margin-bottom: 20px;»=»» br=»»> Не раскачивайтесь на стуле и не размахивайте руками. Также исключите любые хождения по помещению во время сеанса ВКС. Внимание людей невольно фокусируемся на движениях — в итоге Ваши действия могут отвлекать аудиторию от дела. Не «играйте» с ручками, карандашами, бумагами, очками или другими мелкими предметами — это создает дополнительный шум.</style=»margin-bottom:>
- Не ведите параллельных разговоров, а если это невозможно, выключайте микрофон.
Неприятно слышать, когда кто-то из коллег говорит с кем-то еще. Это невежливо по отношению к другим участникам общения и в целом неэффективно, причем как при живом общении, так и во время сеанса ВКС. - Не отвлекайтесь.
Фразы в духе «извините, я отвлекся, вы не могли бы повторить вопрос?» могут быть восприняты как верх бестактности и непрофессионализма. Сфокусируйтесь на теме дискуссии. Если Вы в ходе встречи начинаете читать почту или новости, то неизбежно отвлечетесь. Слушайте собеседников так же внимательно, как если бы это была личная встреча, где все видят, чем Вы заняты. - Лучше одеться соответствующим образом, даже если Вы находитесь у себя дома. Не стоит подключаться к видеоконференции в пижаме или любимой футболке с забавной надписью. Старайтесь не надевать ничего в полоску (изображение может быть нечетким). По этой же причине лучше снять слишком яркие украшения, если они есть.Старайтесь подойти к этому так, словно Вам предстоит личная встреча: официальный (часто его еще называют “консервативный”) стиль еще никого не подводил. Также важно помнить, что камеры «не любят» красный и ослепительно-белый цвета, поэтому этих цветов лучше избегать в одежде и оформлении помещения для сеансов ВКС.
- Избегайте ярких источников света позади Вас.
Если окно либо иной яркий источник света находятся у Вас за спиной — то Вас просто не будет видно в кадре, вы станете темным пятном. Это особенность работы большинства видеокамер. Лучше расположиться лицом к свету, тогда Вас будет видно хорошо. - Выбирайте максимально тихое место для выхода в онлайн.
Технологии предоставляют нам почти безграничные возможности и это прекрасно, но все же подключаясь к видеоконференции из ближайшего парка, Вы будете выглядеть не совсем профессионально, а если попробуете устроиться в коворкинге или кофейне, то есть риск, что вокруг Вас будет слишком шумно. - Наведите порядок хотя бы в той зоне, которую будет видно в камеру.
Постарайтесь, чтобы у Вас за спиной и вокруг не было видно одежды, коробок, грязной посуды, мусора или животных. “Рыбки в аквариуме успокаивают”?!! Может быть. Но только не в этом случае. - Лучше, чтобы Ваше изображение находилось в середине кадра.
Для этого просто установите камеру соответствующим образом. Если Вы пользуетесь ноутбуком, то лучше его не ставить на колени, иначе изображение может показаться нелепым (вид снизу — самый неудачный ракурс). - Не ешьте перед камерой.
За исключением случаев, когда конференция назначена на время обеда и все остальные участники во время разговора принимают пищу. Чашку с кофе или чаем лучше поставить так, чтобы ее не было видно. - Сеанс ВКС это обычное общение.
Ваши собеседники просто физически отсутствуют в аудитории. Следует следить за дикцией, говорить внятно. Поэтому не кричите и говорите четко, но не слишком громко. Звуки голоса могут искажаться, следовательно, при необходимости лучше поменять силу голоса, интонации и произношение. Не дуйте в микрофон и не стучите по нему, чтобы проверить, работает ли он. Просто спросите собеседников, хорошо ли они Вас слышат. - Дайте Вашим коллегам возможность ответить.
Обязательно давайте коллеге договорить, прежде чем возьмете слово. Закончив говорить, давайте собеседникам паузы в несколько секунд, чтобы они могли ответить: так Вам не придется говорить одновременно и не будет казаться, что кому-то из участников общения нечего сказать.Технические возможности ВКС предоставляют Вам полную двустороннюю связь, но одновременная речь двух собеседников воспринимается плохо. Будьте готовы к задержкам звука, особенно если к видеоконференции подключаются собеседники из других регионов и стран. - Поддерживайте зрительный контакт.
Чтобы обеспечить максимально возможный контакт глаза-в-глаза, камеру лучше установить посередине экрана и на уровне глаз. Обычно камера устанавливается над экраном, но если Ваш экран располагается выше уровня глаз, то камеру лучше разместить под ним. - Видеоконференция предполагает участие всех сторон.
Постарайтесь вовлечь в обсуждение Ваших собеседников. Готовьте свои материалы таким образом, чтобы они были визуально интересны и вызывали собеседников на обсуждение. При использовании презентаций необходимо помнить о периодическом переключении камеры на лицо выступающего — это «оживит» презентацию и поможет участникам оставаться на контакте. - Подведите итоги общения по ВКС.
По окончанию мероприятия все участники должны иметь возможность дать конструктивную оценку и проанализировать итоги конференции. В конце сеанса ВКС модератору (ведущему) следует поблагодарить участников за приятное и продуктивное общение, затем попрощаться и отключить связь. Если этого требует специфика обсуждения и позволяет корпоративная культура, то по итогам видеоконференции модератор может предложить участникам заполнить анкеты либо опросники.
В наши дни организация видеоконференций не требует серьезных усилий и этот формат коммуникации все больше становится важным бизнес-инструментом. Если у Вас возникают вопросы относительно того, что стоит или не стоит делать во время проведения сеанса ВКС, выбирайте более консервативную линию поведения — это почти всегда лучшая стратегия. Хорошие манеры на долгую память, а плохие — к одиночеству.
Все необходимое оборудование для видеоконференцсвязи можно приобрести в компании МедиаСтройИмидж.
